団体での海外旅行のコツと海外旅行保険の必要性

社員旅行や卒業旅行など団体で海外旅行に行くこともあると思います。団体で海外旅行に行く際には、航空券やホテル、海外旅行保険などの手続きはどうしたらいいのでしょうか。ここでは、団体で旅行に行く時の注意点や楽しみ方も含めてご紹介いたします。

■もくじ（ページ内リンク）

団体で行く旅行を楽しむコツ

団体旅行の幹事をすることになった時には

団体旅行の旅のしおりの作り方

団体でまとめて海外旅行保険に加入できるのか

団体で行く旅行を楽しむコツ

社員旅行や卒業旅行など、団体で行く旅行に苦手意識を持っている方もいらっしゃるかもしれません。どうしても参加が必要になった場合など、団体で行く旅行の楽しみ方にはどういったものがあるのでしょうか。まず、団体で旅行を予約する場合、人数に合わせて、割引が適用されることが多くあります。

個人で同じプランの旅行へ行くよりも安く行ける可能性が高いです。旅行会社によって、団体とされる人数に違いがありますが、一般的に、１５人以上で行く場合には団体とされることが多くあります。団体で行動することに苦手意識がある場合も、いつもとは違う環境で多くの人と関わり合いを持つことで、普段は見ることのできなかった相手の良い一面を見つけるきっかけになるかもしれません。

観光地や食事などを楽しむことも旅行の楽しみのひとつです。自分でプランを立てる個人旅行では、なかなか行くことのなかった場所などへ行くきっかけになるかもしれません。団体旅行だからこその楽しみを見つけ出し、積極的に参加する姿勢が団体旅行を楽しむコツと言えます。

団体旅行の幹事をすることになった時には

幹事として団体旅行を計画する際には、まず目的を明確にし、綿密な旅行計画を立てることが大切です。社員旅行の場合などには、前任の幹事さんに話を聞き、過去に行った旅行先などの情報収集をすることも大切になります。参加者アンケートを取ることも、希望を考慮した旅行計画にするために有効です。

参加者アンケートを通じて、食べ物のアレルギー調査も一緒にしておくと、アレルギーの人向けの食事の事前予約もしやすく、安心です。また、何を旅行の目的にするかを明確にして、旅行会社に伝えるとそれに合ったプランを提案してくれることもあります。

旅行の計画を立てることに加え、重要になるのが、予算の立て方です。予算を立てるためには、参加人数を明確にし、予算内でできることを計画していくことがポイントになります。そのためには、予算内で可能なことと不可能なことを把握する必要があり、団体旅行ならではの泊まりやすい宿泊先や行きやすい時期などがあるため、旅行代理店のアドバイスを仰ぐことも方法のひとつです。

団体旅行を計画する場合、いくつかの旅行代理店に見積もりを出し、より安く充実したプランが楽しめる旅行代理店で予約をすることもオススメです。

旅行代理店での予約を決めたら、旅行の日時や場所、具体的なプランなどを記載した案内状を作成し、参加者に渡します。この時に最終的な参加の有無を確認してから旅行代理店に予約をするとキャンセルなどのトラブルになりにくいです。その後は旅のしおりを作成し、参加者に渡します。

旅行当日には、多くの人が集まる団体旅行を円滑に進めるために、幹事の人は、参加者を監督し、まとめる力が必要となります。社員旅行などで、人数が多い場合には、５人から６人くらいの小グループを作り、その中でリーダーを決めて、連絡を取り合えるようにしておくと幹事の負担を軽減することができます。

時間を守らない人が出てくると、その後の予定が計画通りに進めなくなってしまうことも考えられますので、予定出発時間の５分から１０分前を集合時間とすることも望ましいです。添乗員付きのプランもありますので、うまく活用すると良いと思います。

団体旅行の旅のしおりの作り方

旅のしおりは、当日の行動計画や持ち物などを参加者全員に把握してもらうためにも、団体旅行に欠かせないものです。旅のしおりに書く内容としては、スケジュールや持ち物リスト、緊急連絡先などです。スケジュールには、旅行の大まかな流れを記載しますが、宿泊施設のチェックインやチェックアウト、食事の開始、終了時刻など、全員で一斉に行動する必要がある場合には、分刻みで時間を記入するとスケジュールのズレを防ぐことができます。

また、持ち物については、当たり前と思われるようなものも細かく記載しておくと安心です。特に現金やキャッシュカードなどに関しては、予算内で計画されている団体旅行では必要ないと思い、全て幹事任せに思っている人もいるため、自由時間などがある旨やお土産購入は自己負担などの注意書きとともに記載しておくことが望ましいです。

パスポートやビザに関しても、１人でも忘れた人がいると飛行機に搭乗できなかったり、到着しても入国できなかったりしてしまうため、忘れることがないように必ず記載するようにします。

団体申請をする場合は、ビザを取得するまでに時間がかかることがありますので、少なくとも出発日の2～3週間以上前に申請することが望ましいです。個人でビザを申請する場合は、いつまでに申請してもらうのかを明記し、必ず全員が取得したことを確認する必要があります。

緊急連絡先には幹事の電話番号や宿泊先、旅行会社、保険会社などの電話番号を明記し、何かトラブルがあった際にはすぐに連絡が取れるようにしておきます。また、パスポートや携帯電話などの貴重品を紛失した場合の対処法などを簡単なマニュアルにして記載しておくと、万が一の場合に役立ちます。

その他にも、見やすい旅のしおりを作る工夫として、現地の写真を掲載したり、旅行先の地図や観光情報なども簡単に掲載しておくことがあります。写真や地図、交通情報などを掲載しておくと旅行前から旅行のイメージがつきやすくなり、現地でも活用することができて便利です。

また、持ち物に関しても、チェックリストにすることで忘れ物を減らすことができます。特に海外を旅行先とする団体旅行では、現地調達を考えるとスケジュールにズレをもたらす要因となるため、飲み慣れた胃腸薬などの薬や急な気温の変化に対応するための上着などの防寒着についてもチェックリストに入れておくと良いです。

旅のしおりの最後に旅行中の注意事項を箇条書きにしておくことで、前もって注意喚起することができ、現地でのトラブルを防ぐこともできます。

団体でまとめて海外旅行保険に加入できるのか

保険会社によりますが、団体で海外旅行保険に加入することは可能です。団体とする人数には保険会社によって多少の違いがありますが、インターネット契約では１０名までの団体契約が可能です。団体でまとめて海外旅行保険に加入すると、個人での加入し忘れも防ぐことができます。

海外旅行保険を検討されている方は海外旅行保険比較サイト「i保険」短期渡航ページをご覧ください。

海外旅行先で万が一のことがあった場合には、病院での治療費なども高額になることがあるため、必ず全員が海外旅行保険に加入しておくことをオススメします。海外旅行保険には、企業包括契約というものがあり、短期の海外旅行から長期の海外出張などに対応するものとなります。

企業包括契約をする場合には、事務処理の手続きをスピーディーにすることができ、費用も大幅に削減できるため、海外出張などもある会社の社員旅行の際などに検討すると良いと思います。企業包括契約の場合は、人数が年間２０人以上と多く設定されている場合が多いため、保険会社に確認する必要があります。